Checkliste zur Zusammenarbeit

Fragen, die man sich vor und während der Zusammenarbeit stellen sollte

Die Grundlage für diesen Leitfaden entstand in einer Arbeitsgruppe in einem der Seminare zur Partizipativen Qualitätsentwicklung im Rahmen des Forschungsprojektes 2007 (zum Werdegang des Forschungsprojektes siehe hier). Als Ausgangspunkt zur Erstellung des Leitfadens für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Zuwendungsgebern und Zielgruppen diente der AG die Sammlung der Faktoren, die zu einem Gelingen der Zusammenarbeit beitragen bzw. dieses beeinträchtigen können.

1. Haltung

  • Finde ich Partizipation wichtig?
  • Darf ich mir diesen Arbeitsaufwand machen?
  • Wie ist die Grundhaltung des potentiellen Partners zur Partizipation?
  • Gibt es Erfahrungen aus anderen Kooperationen?
  • Wie weit bin ich bereit, den anderen erfolgreich sein zu lassen?
  • Bin ich selbstbewusst genug für eine erfolgreiche Kooperation?
  • Wie weit bin ich bereit, mich auf nötige Verbindlichkeiten einzulassen?
  • Bin ich bereit, hierarchische Strukturen und Machtgefälle anzusprechen?

2. Interessenskonflikte

Bestimmung der Interessen der eigenen Organisation:

  • Wie sehen die eigenen Interessen aus?
  • Wie ist die Haltung zu den eigenen Interessen und wie werden diese gelebt und vertreten?
  • Wie weit kann man Kompromisse eingehen?
  • Warum muss man sich abgrenzen?
  • Können Kompromisse sprachlich eingegangen werden, ohne die Interessen und Ziele zu verbiegen?
  • Welche Kompromisse kann man z. B. im Kontext von Struktureller Prävention eingehen? Klare Botschaften - kein Wenn und Aber oder Ausnahmen bei Infektionsrisiken

Wie kann man die Interessen des Kooperationspartners herausfinden?

  • Wie sehen die Interessen aus
  • Interessensabgleich
  • Wie und mit welchen Argumenten werden die Interessen vertreten?
  • Im Konfliktfall ist Verhandlungsgeschick gefragt (fair handeln)
  • Unterschiedliche Interessen müssen transparent gemacht werden.

Zu beachten sind unterschiedliche Ebenen der Interessenkonflikte - z.B. gibt es fundamentale Interessenskonflikte mit der katholischen Kirche, die aber auf der Arbeitsebene oft aufgelöst werden, z.B. in der Schulprävention. - bei Diskriminierung (Frauenrechte/Menschenrechte)

3. Checkliste zu den Rahmenbedingungen
A) Entscheidungsträger

  1. Weiß ich, welche Entscheidungsträger (politische Gremien, Verwaltungsgremien, Politiker, Mitarbeiter in den Verwaltungen) für meine Einrichtung zuständig sind?
  2. Weiß ich, wer die Entscheidungsmacht auf politischer und auf der Verwaltungsebene hat?
  3. Habe ich bereits persönlichen Kontakt zu den Entscheidungsträgern in Politik und Verwaltung?
  4. Sind die Entscheidungsträger über meine Arbeit informiert?
  5. Kennen die Entscheidungsträger das Leitbild, die Ziele, die Arbeitsweisen etc. meiner Einrichtung?
  6. Sind die Entscheidungsträger in die Arbeit einbezogen (Spendensammlungen, WAT- Aktionen, Schirmherrschaft, Kuratorium etc.)?
  7. Pflege ich meine Kontakte parteiunabhängig und gleichberechtigt?

B) Öffentlicher Rückhalt

In der Allgemeinbevölkerung

  1. Wie häufig bin ich in den Medien (Zeitungsartikel, Interviews, Leserbriefe etc.) vertreten?
  2. Wie viele Personen besuchen meine Veranstaltungen?
  3. Wie viele Besucher habe ich auf meiner Homepage?

In der Zielgruppe

  1. Steht die Zielgruppe hinter meiner Arbeit?
  2. Wie viele Mitglieder der Zielgruppe erreiche ich mit meinen Aktion, Veranstaltungen, Angeboten etc.?

III. Institutionen, Kooperationspartner (Gesundheitsamt, Pro Familia, Paritätischer Wohlfahrtsverband, Dachverbände, andere AIDS-Hilfen etc.)

1. Wie viele Anfragen anderer Institutionen bekomme ich?
2. Mit wie vielen Institutionen bestehen bereits Kooperationen?
IV. Prominenz
1. Stehen prominente Personen hinter meiner Einrichtung oder dem Projekt?

C) Interner Rückhalt
1. Steht meine Einrichtung geschlossen hinter meiner Arbeit bzw. meinem Projekt?
2. Sind die Entscheidungs- und Verantwortungsstrukturen transparent?
3. Sind die internen Kommunikationswege geklärt?

D) Förderrichtlinien
Bin ich mit den für meine Einrichtung geltenden Förderrichtlinien, Leistungsverträgen, Zuwendungsbescheiden vertraut?

4. Unkenntnis/Kenntnis über Strukturen

  • Wie verschaffe ich mir Kenntnis über Strukturen der Partizipationspartner?
  • Welche Position hat der Ansprechpartner, die Ansprechpartnerin?
  • Welche Kompetenzen/Erfahrungen hat der Kooperationspartner?
  • Über welche Ressourcen verfügt der Kooperationspartner (finanziell und personell)?
  • Gibt es ein Organigramm der Organisation/Hierarchie
  • Gibt es eine Vertretung für den Ansprechpartner?
  • In welchen Netzwerken ist der Kooperationspartner verankert?
  • Was darf die Person selbst entscheiden?
  • Informationen von anderen Kooperationspartnern einholen?
  • Alle Daten über den Kooperationspartner einholen: Homepage, Jahresbericht, Leitbild, Qualitätsmanagement?
  • Gegenseitige Hospitation, gegenseitige Projektvorstellung?
  • Offenheit bewahren, Informationen sensibel einholen
  • Ansprechpartner als erste Quelle der Informationen nehmen
  • Kontakte auf Arbeits- und Entscheidungsebene organisieren. Es muss geklärt sein, wann es sich um welche Ebene handelt.

5. Ressourcen

  • Welche Finanziellen und personellen Ressourcen können beide Partner konkret einbringen?
  • Welche zeitlichen Ressourcen stehen zur Verfügung?
  • Wie groß ist die Motivation der beteiligten Mitarbeiter?
  • Wie viel Kraft und freie Kapazitäten haben die einzelnen Mitarbeiter neben ihren üblichen Tätigkeiten? (persönliche Kapazitäten)
  • Wie viel fachliche (auch Planungs-), soziale und individuelle Kompetenz ist bei den Partnern vorhanden?
  • Welche Fachkompetenzen stehen in den Teams zur Verfügung?
    In welchem Verhältnis stehen beim Kooperationspartner die Ressourcen zu der vorhandenen Fachkompetenz?
  • Wie groß ist der Rückhalt im Team, in der gesamten Organisation?
  • Wie kann ich das Projekt den Grenzen der jeweiligen Ressourcen anpassen?
  • In welchem Verhältnis steht der Nutzen zu den aufgewendeten Ressourcen?
  • Wie sieht das "Zwischen-Controlling" in Bezug auf Ressourcenverbrauch während der Projektumsetzung aus?
  • Wie groß ist der Rückhalt in der Öffentlichkeit? (In Bezug setzen zu Bemühungen in der Öffentlichkeitsarbeit)
  • Wie gehe ich mit ungleichen Ressourcen der Partner um? Wie wird die "Entscheidungsmacht" (Verantwortung) verteilt?

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